普段関わりのない社員同士をマッチング　シャッフルランチはじめました～企画編～

旅行プラットフォーム事業部の龍島です。最近電子レンジを使った時短レシピで弁当を作ることにハマっています。

今回は、フォルシアで行っているシャッフルランチについて、運営チームの立場から、より多くの社員に参加してもらい、継続的に開催するために工夫したことをご紹介します。次週以降に組分けやスケジュール登録を自動化した内容をご紹介する「テクノロジー編」をお送りします。

なぜシャッフルランチ？

2019年7月現在、フォルシアの役職員数は117名です。自分が入社したとき（2016年4月）は80名程度だったため、1.5倍程度に増えたことになります。人数が増え、100名を超えたあたりから「最近あの人が何の業務をやっているのか知らないなあ･･･」「1ヶ月前に入ったあの人は部署が違うからまだ話したこと無いなあ･･･」など、業務で関わりの薄い社員同士のコミュニケーションが不足しているという声が聞こえてくるようになり、課題を感じていました。

これから更に成長していくフォルシアにとって、社員間のコミュニケーションは重要です。実際に、フォルシアの福利厚生ではコミュニケーションを活発にする目的で、社員同士の食事会の費用を補助する飲食交際費補助制度があり、多くの社員が利用しています。しかし、「いつも大体同じようなメンバーになってしまう」「子どものいる社員は夜だとなかなか参加できない」という意見も一定数あり、それらを解消したいという気持ちがありました。そこで思いついたのが、シャッフルランチです。

フォルシアのシャッフルランチ

フォルシアのシャッフルランチは月に一度、Slackのシャッフルランチチャンネルにjoinした参加希望者を自動的に3-4人のチームに分けて、それらのチームで会社の費用補助を使ってランチに行く、というものです。

初回にはなんと76名（社員の2/3！）もの社員が参加しました。多くの社員に参加してもらい、かつ継続的に実施できるように工夫した点をいくつかご紹介するので、これから企画する！という方は是非参考にしてみてください。

参加者を増やし持続可能にするためのポイント

フォルシアのシャッフルランチ企画では、「マッチングの質が高いこと」と「参加者が気軽に参加できること」、「運用負荷が低く、持続可能であること」の3つを充たすことを重視しています。

普段関わりのない人同士のマッチング

社内を見渡すと、同じチーム・部署の社員や、共通の趣味がありサークル活動で関わっている社員同士には自然と交流が生まれています。前述の飲食交際費補助制度も手伝って、関わりがある社員同士でのコミュニケーションは活発です。

シャッフルランチの設計では日ごろの交流で組み合わさることの少ない社員同士をマッチングすることを重視しました。

参加者をランダムに振り分けるだけではそういったマッチングは実現できません。
今回はチーム内の社員同士の関係の深さ（社内では「親密度」と呼んでいます）を計る指標として、「Slackでjoinしている同じチャンネルの数」を用いることにしました。

Slackにはチームごと、部署ごとのチャンネルもあれば、サークルのチャンネル、エディタを語るチャンネル、麻雀の何切るについて語るチャンネルまであります。その中で、同じチャンネルに入っている数が多い社員同士は親密度が高いと言えそうだ、という考えです。シャッフルランチの参加希望者から自動的にチーム内の親密度が下がるような組み分けを行うプログラムを作成しました（詳細は次回テクノロジー編で）。

参加するハードルを可能な限り下げる

ランチに行くためにはメンバー分け、日程調整、店選び、と様々な「めんどくさい」ポイントがあります。参加者にそういった負荷がかかると最初の数回は参加してくれますが、次第に参加率が低くなっていってしまいます。

そこで、参加者の負担を最小限にするため、参加希望者のカレンダー情報を自動組分け時に考慮し、組分けと同時にスケジュールまで設定されるようにしました。店選びまでは自動化できていませんが、おすすめランチリストなどを作成しておき可能な限り負荷を下げるようにしています。

その結果、参加したい社員は「Slackのシャッフルランチチャンネルにjoinするだけ」で組分け・スケジュール登録までが自動的に行われて、あとはランチに行くだけ、とすることができました。

運用負荷を最小限にする

参加者の負荷ももちろんですが、運営チームの負荷が最小限であることも持続していくために不可欠なことです。参加者の取得から組分け、スケジュール登録まで自動で行うことにこだわって設計をしました。

例えば組分けに同期入社のデータ（手動で作成）を考慮してはどうか、という意見もありましたが、データのメンテナンスが必要になってしまうため見送りとしています。親密度計算にSlackの情報を用いた理由も毎回自動で最新の情報を取得できるという点が大きいです。

おわりに

参加者からは、「シャッフルランチが無ければご飯に行かなかったであろう人とご飯に行けた」「すごく良かったので毎週実施して欲しい」という感想が寄せられています！
一方で、「ランチのお店を決めるのが大変なのでもう少し簡単になる工夫が欲しい」などの声も上がっているため、改善してより良い制度にしていきたいです。

コミュニケーションが課題となる組織は多いと思うので、フォルシアの取り組みが参考になれば幸いです。